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职场不可不知的E-mail潜规则

《职场》 http://www.fjhrss.com 2012-8-30 9:56:59

一封小小的邮件中可能隐藏着无数的暗流涌动,几个词组的组合也可能会出现不同的意义。对于职场中邮件中的一些不为人道的规则,这里为你整理道来。

  1不要越级发邮件

  E-mail 的最重要特征就是容易被转发,这一点对于喜欢越级E-mail 的“小聪明们”来说是致命的。

  2不要在E-mail 里谈论跟工作无关的事

  E-mail 的第二个特征是容易“留案底”,这一强大特征让E-mail 容易变成流言蜚语滋生地。假如你对某同事有意见、对老板有看法,用嘴巴说说痛快一下就算了,何必发E-mail 呢,省得让人家转发给当事人,或复制下来贴在MSN 上。

  3不要转发不该转发的E-mail

  同样,假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的E-mail,你做到自己知道就行了,并深深感谢他的信任,不要到处转发或复制粘贴,更不要为证明“这不是我说的,是XX 说的”而当着他人面打开E-mail 页面,你就变成了办公室的不良信息传播者,失去了同事最起码的信任。

  4保留好发送E-mail 的证据

  有时候E-mail 可能因网络问题不能按时送达,也可能不小心被收件者删掉了,或者收件者根本就是故意说没收到,怎么办?在发E-mail 时给自己抄送一份就得了,或者保留在发件箱里。同样,其他人发给你的工作E-mail 也要保留三个月以上再考虑永久删除,以备发生问题时“对质”。

  5私人E-mail 躲开公司网络监控

  很多公司都有网络监控一说,我们就宁可信其有吧。我们总有点私事吧,躲开监控也不难,可以用擅发E-mail 的手机,随时随地上网,发送接收都可以避开公司的网络监控。比如跟恋人谈谈情说说爱,或者跟培训班的老师发发作业,都很方便。

  6让E-mail 帮助自己树立勤奋形象

  不能半夜给客户打电话谈价格,不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况,怎么办?很简单,发E-mail 啊。只管在晚上零点之后给客户、老板发E-mail 谈工作吧,当他们收到时会为你的勤奋感动的!同样,在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发E-mail,说一句:我在火车上,周围比较乱,在用手机发E-mail……老板最喜欢这样的员工了。

    7不要忘记E-mail 的正确收发时间

  同一个E-mail 前后10 分钟发送可能就影响大局。

  把手机的E-mail 收发设置短信一样的提醒声音;对于需要在确定的时间点上发送出去的重要E-mail 可以在手机的备忘录中将其记录下来,一到时间就会提醒你。老板可以说没有看到E-mail,但你不能说你没有发。动一动手指头不麻烦,帮你省掉无数的误会、责备。

  8不要忘记正确“抄送”和“密送”

  当需要把文件传达给其他人时,固然要抄送到每位,但别忘了要抄送到主管上级、老板那里,虽然他可能根本没有时间看,但这种“以资证明”的行为不可缺少。尤其是你想表扬你的下属或团队的时候,这种抄送更是比表扬本身还重要。

  9不要让E-mail 彻底代替电话

  很多人习惯用E-mail、QQ、MSN 或短信时,发现自己能不打电话时就尽量避免打电话,尤其是需要道歉、澄清、辞职、砍价时。但这样不行!必要时拿起手机拨过去,用礼貌、清晰、抑扬顿挫的语言跟对方沟通,让对方充分感受到你声音的魅力并被打动吧。

    来源:《职场》

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